Espacios abiertos y socialización, factores claves en la innovación

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En los últimos años, pareciera estar de “moda” tener espacios de trabajo abiertos, con ambientes flexibles y colaborativos. Lo cierto es que, la proximidad social y espacial donde el continuo contacto y el fácil acceso que los colaboradores tienen con sus líderes, favorecen el intercambio de conocimientos, el proceso efectivo de toma de decisiones y la innovación.

Algo interesante que surge en este cambio de paradigma del uso del espacio físico y que pocas veces se comenta, es la socialización del conocimiento. El intercambiar ideas o participar en charlas en el área de café o el lugar de trabajo, se percibe como pérdida de tiempo y desconcentración de las actividades prioritarias. Lo cierto es que, la eliminación de puertas y paredes hace que las personas sean más visibles y accesibles. Esto es, los compañeros de trabajo o líderes están cerca y sin puertas o paredes intermedias lo que facilita la conexión y la comunicación. Como menciona un participante en un reciente estudio: “Es más sencillo hacer contacto con los colegas. Estás trabajando, escuchas una conversación en la que puedes aportar y entras en ella. Si cada uno de nosotros tuviera oficina privada, ni siquiera hola nos diríamos”.

Los espacios abiertos se vuelven espacios de conexión y socialización, áreas en las que existe la posibilidad de integrarse en un proyecto en curso o generar una idea para un nuevo proyecto de colaboración. Desde un punto de vista visual, la eliminación de barreras hace que el líder sea más accesible. Este punto de vista de tener más acceso al líder facilita el acercamiento y la comunicación en aquellas situaciones en las que la orientación u opinión del líder es importante para la ejecución de un proyecto o deber. Aunque esto en sí mismo puede ser una gran distracción para aquellos que desean concentrarse en una actividad compleja, la proximidad y la accesibilidad hacen que la comunicación sea más rápida y fluida.

Algunas recomendaciones que surgen para el diseño y el uso de los espacios abiertos en el lugar de trabajo, son las siguientes:

Considerar en el diseño de espacios abiertos las expectativas de los colaboradores. Los trabajadores del conocimiento tienen necesidades específicas de su espacio de trabajo, tienen conocimiento especializado y han sido descritos como trabajadores cuya actividad principal es hacer algo con el conocimiento. En este sentido, cuando se diseñan este tipo de espacios, han de tomarse en cuenta las necesidades de los colaboradores. El espacio cerrado también es necesario para resolver problemas o trabajar en proyectos específicos.

Contar con políticas del uso de los espacios abiertos se vuelve clave en estos entornos donde el ruido y el movimiento de las personas son considerablemente altos. El uso de auriculares es común, no solo para mitigar el ruido del entorno sino también para comunicar visualmente el deseo de no ser interrumpido. Idealmente, aunque el espacio de trabajo es predominantemente abierto, se recomienda que haya suficientes espacios que permitan a las personas aislarse y realizar una tarea que requiera altos niveles de concentración.

Diseñar espacios de trabajo donde los patrones de comunicación y colaboración se vuelven relevantes. En este sentido, las organizaciones deben considerar espacios de trabajo basados en los principios de proximidad y visibilidad que permiten la conexión y la socialización, claves para el intercambio de conocimientos. La transparencia del espacio de trabajo abierto y visible, no solo para los colaboradores que trabajan en el área, sino también para los visitantes. La transparencia provoca la idea de colaboración.

Es así que la implementación de espacios de trabajo abiertos requiere no solo la consideración realista de costos, beneficios, efectos y ubicaciones; sino también la alineación entre las expectativas de la organización y aquellas que tienen los colaboradores. Las organizaciones deben tener en cuenta que este tipo de espacios de trabajo están diseñados para la realización de actividades específicas y pudiera no ser óptima para todas las áreas de la empresa.

La autora es Decana Asociada Académica, EGADE Business School, Tecnológico de Monterrey.

Opine usted: laura.zapata@tec.mx

Esta es una columna de opinión. Las expresiones aquí vertidas son responsabilidad únicamente de quien la firma y no necesariamente reflejan la postura editorial de El Financiero.

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