Tại sao các nhóm kỹ thuật số có nguy cơ mất sự đồng cảm và tin tưởng, và làm thế nào để chống lại nó

Chào mừng bạn đến Khoa học đằng sau thành công – một loạt blog mới khám phá những cách tốt nhất để giúp bộ não của chúng ta hoạt động tốt hơn trong công việc. Với nghiên cứu tâm lý và các cuộc phỏng vấn với các nhà lãnh đạo trong lĩnh vực này, chúng tôi sẽ cho bạn thấy tâm lý học có thể giúp bạn vượt qua những trở ngại tại nơi làm việc và xuất sắc như thế nào trong sự nghiệp của bạn. Bởi vì một chút thay đổi tư duy có thể đi một chặng đường dài.

Ngày nay, việc giao tiếp gần như hoàn toàn thông qua các thiết bị kỹ thuật số ngày càng trở nên phổ biến – và nơi làm việc cũng không khác.

Vào bất kỳ ngày nào, bạn có thể trả lời các đồng nghiệp trên nhiều kênh khác nhau – bao gồm email, Slack, Zoom, Chanty, Facebook Workplace và các công cụ nhắn tin nội bộ khác. Trong những dịp hiếm hoi, bạn có thể trả lời trực tiếp

Với các tin nhắn tức thời liên tục tràn ngập hộp thư đến của bạn, có lẽ bạn không quá chú ý đến các phản hồi bạn gửi đi: "Vâng !! :)" "Tôi nghĩ rằng nó sẽ ổn thôi." "Đó có phải là một ý tưởng tốt??".

Nhưng bạn đã dừng lại để xem xét các phản ứng kỹ thuật số của bạn đang được cảm nhận như thế nào tại nơi làm việc … và hiệu quả tiềm năng mà chúng có đối với các mối quan hệ cá nhân của bạn?

Để khám phá cách truyền thông kỹ thuật số ảnh hưởng đến tương tác trực tiếp của chúng tôi tại nơi làm việc, tôi đã nói chuyện với Erica Dhawan, chuyên gia hàng đầu thế giới về trí thông minh kết nối và ngôn ngữ cơ thể kỹ thuật số. Cô là đồng tác giả của cuốn sách bán chạy nhất Hoàn thành công việc lớn, chủ của podcast Masters of Leadership, và người sáng lập Cotential.

Tại đây, chúng ta sẽ khám phá cách xây dựng niềm tin và sự đồng cảm thông qua các kênh kỹ thuật số, những lỗi giao tiếp kỹ thuật số lớn nhất mà ai đó có thể mắc phải và cách nuôi dưỡng cảm giác thân thuộc ngay cả trong các nhóm ảo. Nhưng trước tiên – tại sao giao tiếp trực tiếp thậm chí quan trọng?

Mất sự đồng cảm thông qua truyền thông kỹ thuật số

Chúng ta đều biết tầm quan trọng của giao tiếp phi ngôn ngữ trong việc diễn giải ý nghĩa. Khi ai đó đang nói, bạn không chỉ nội tâm hóa những gì họ đang nói – bạn cũng lưu ý đến ngôn ngữ cơ thể, giọng nói, nét mặt và ánh mắt khi quyết định làm thế nào để hiểu ý nghĩa của một cuộc trò chuyện.

Ngoài ra, khoa học đề nghị quan sát cảm xúc của người khác có thể giúp chúng ta trải nghiệm những gì người kia cảm thấy – một lý thuyết được gọi là truyền cảm xúc – và kết quả là, hiểu rõ hơn ý định và hành động của cá nhân khác.

Chẳng hạn, nếu đồng nghiệp của bạn bị sa thải và anh ta cau mày khi anh ta nói với bạn về kết quả của chiến dịch Facebook mới nhất của anh ta, bạn có thể sẽ nội tâm hóa nỗi buồn hoặc sự thất vọng của anh ta – giúp bạn dễ dàng đồng cảm và hiểu quan điểm của anh ta hơn khi giao tiếp với anh.

Ngoài ra, nếu anh ta gửi cho bạn một tin nhắn Slack – Chiến dịch Facebook chỉ thu thập được 10% khách hàng tiềm năng, ít hơn tôi nghĩ – bạn có thể không cảm thấy rằng anh ấy cảm thấy hối hận về sự suy giảm.

Lý thuyết về sự lây nhiễm cảm xúc cũng không chỉ giới hạn ở các tương tác một đối một. Trên thực tế, các nghiên cứu đã tìm thấy cảm xúc nhóm có thể ảnh hưởng đến cảm giác của một cá nhân, và ngược lại – ví dụ, một nghiên cứu về những người chơi cricket chuyên nghiệp đã tìm thấy tâm trạng vui vẻ của những người chơi crickter liên quan đến tâm trạng lạc quan của toàn đội, bất kể trò chơi là gì kết quả.

Ngoài ra, cảm ứng và sự gần gũi vật lý đã được hiển thị để tăng sự tin tưởng. Chẳng hạn, một thí nghiệm được thực hiện bởi các nhà nghiên cứu tại Đại học Chicago và Harvard đã phát hiện ra rằng các nhà đàm phán bắt tay là cởi mở và trung thực hơn và đạt được kết quả tốt hơn so với những người không làm.

Tất cả những gì cần nói – tín hiệu phi ngôn ngữ rất quan trọng để gợi lên sự đồng cảm và kết nối giữa hai người hoặc trong một nhóm, điều đó có nghĩa là cảm giác hiểu biết thường bị mất khi giao tiếp kỹ thuật số. Vì vậy, mặc dù không thực tế khi cho rằng mọi tương tác tại nơi làm việc đều có thể xảy ra trực tiếp, nhưng dù sao chúng ta cũng học được cách đánh giá "ngôn ngữ cơ thể kỹ thuật số" của ai đó để tìm cách kết nối với đồng nghiệp.

Để tạo kết nối mạnh mẽ hơn và chống lại sự mất đồng cảm tại nơi làm việc, hãy khám phá một số đề xuất của Erica Dhawan để xây dựng niềm tin giữa một nhóm kỹ thuật số.

Cách tạo niềm tin trong thế giới số

Nhiều khả năng, phần lớn giao tiếp nơi làm việc của bạn xảy ra trực tuyến. Nó hiệu quả và dễ dàng hơn là liên tục tổ chức các cuộc họp trực tiếp hoặc làm gián đoạn đồng nghiệp tại bàn làm việc của họ.

Thêm vào đó, công việc từ xa ngày càng trở nên phổ biến, với 70% chuyên gia làm việc từ xa ít nhất một ngày mỗi tuần – điều này thường khiến người trực tiếp không thể làm được.

May mắn thay, một đội đầu tiên kỹ thuật số không nhu cầu để mất sự đồng cảm và tin tưởng. Nhóm chỉ cần học cách nuôi dưỡng nó theo những cách khác.

Chẳng hạn, Dhawan khuyên các nhà lãnh đạo suy nghĩ về cách họ có thể tạo ra các cấu trúc nhắc nhở và cho phép nhóm của họ chậm lại. Bà kêu gọi các nhà lãnh đạo hãy nhớ rằng điều quan trọng là tốc độ kinh doanh, đôi khi, hãy ủng hộ sức khỏe của các mối quan hệ trong nhóm.

"Một cách có thể được thực hiện", Dhawan nói, "bằng cách cấu trúc các cuộc họp với thời gian ngắn nhưng cụ thể cho các kết nối đơn giản. Khi mọi người có thể tương tác với nhau theo cách không vội vã, xác thực, điều đó làm cho thú vị hơn nơi làm việc và tăng năng suất và sáng tạo đáng kể. "

Ngoài ra, Dhawan đề nghị sử dụng các cuộc gọi video để tăng sự quen thuộc và tăng cường kết nối giữa các nhân viên từ xa và trực tiếp (trái ngược với các cuộc gọi điện thoại hoặc chuỗi email).

Cuối cùng, Dhawan lưu ý rằng các đội quan trọng vẫn thực hành "lễ kỷ niệm và đánh giá cao – bất cứ điều gì từ một email thừa nhận công việc khó khăn, đến hai phút nhanh chóng khi bắt đầu cuộc gọi hội nghị để chúc mừng sinh nhật ai đó."

Thật không may, việc mất liên lạc trực tiếp dẫn đến việc thiếu cuộc trò chuyện tự phát hoặc "các cuộc thảo luận về nước mát". Để chống lại điều này, các nhà lãnh đạo cần tạo ra không gian và thời gian dành riêng cho các thành viên trong nhóm để kết nối, phá vỡ các rào cản và tìm cách đồng cảm với nhau.

Những sai lầm truyền thông kỹ thuật số lớn nhất bạn có thể mắc phải

Cá nhân, tôi có lỗi khi lạm dụng khuôn mặt cười, dấu chấm than và dấu chấm câu thân thiện khác trong email và tin nhắn Slack tại nơi làm việc của tôi. Mặc dù nó chắc chắn giúp tôi tránh có vẻ thô lỗ, tôi chắc chắn một lập luận khác có thể đề xuất phong cách giao tiếp của tôi biểu thị một sự non nớt mà tôi nên cố gắng tránh để tránh.

Khi tôi hỏi Dhawan về những 'lỗi lầm' lớn nhất mà ai đó có thể mắc phải khi giao tiếp bằng kỹ thuật số, tôi mong cô ấy sẽ chỉ ra điều gì đó dọc theo những dòng này.

Thay vào đó, cô ấy nói với tôi, "Một trong những sai lầm phổ biến nhất tôi thấy trong các đội kỹ thuật số là sự vội vàng."

"Thời gian giữa gửi và nhận không còn tồn tại nữa. Và khoảng cách giữa nhận và trả lời đang thắt chặt."

Cô ấy có một điểm – đặc biệt, như cô ấy lưu ý, với sự xuất hiện của hóa đơn đọc, cũng như các hình thức nhắn tin tức thời như Slack, việc cảm thấy bắt buộc phải trả lời email hoặc tin nhắn ngay lập tức trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết. Nhưng, thông thường, thời gian chúng tôi nhận được tin nhắn không phải lúc nào cũng là thời điểm tốt nhất để trả lời nó.

Dhawan nói rằng tất cả chúng ta cần tương đương với tạm dừng kỹ thuật số, mà cô ấy so sánh với người trong một cuộc họp, người nói, "Này, chúng ta có thể lùi lại một phút để nhìn vào bức tranh lớn hơn không?" Cô kêu gọi mọi người đấu tranh với quan điểm rằng bạn phải trả lời email trong vòng 30 giây.

"Nếu chúng ta có thể tránh xa những xung động của mình để đáp ứng trước hoặc ngay lập tức", Dhawan nói, "Chúng ta có thể tìm thấy sức mạnh thực sự và sự kiểm soát trong sự im lặng."

Để tránh trả lời tất cả các tin nhắn kỹ thuật số của bạn một cách vội vàng, hãy thử chặn thời gian trong lịch của bạn để siêng năng và kiên nhẫn trả lời email của bạn, ngay cả khi bạn không có thời gian cho đến cuối ngày. Hoặc, nếu đó là tin nhắn Slack, có lẽ bạn có thể trả lời, "Này, tôi sẽ trả lời câu hỏi của bạn ngay lập tức" nếu bạn không có thời gian ngay lập tức.

Ngoài ra, hãy đọc lại những gì bạn đã viết trước khi gửi – và, Dhawan lưu ý, "Luôn kiểm tra kỹ hộp CC'd!"

Làm thế nào để nuôi dưỡng ý thức của một nhóm ảo

Có ý thức thuộc về một thành phần quan trọng đối với sự an toàn tâm lý tại nơi làm việc, có thể làm tăng sự gắn kết của nhân viên và thúc đẩy sự sáng tạo và đổi mới. Nhưng nói thì dễ hơn làm, nhất là khi nhóm của bạn chủ yếu ở xa.

Để nâng cao ý thức thuộc về nhóm của bạn, Dhawan đề nghị trước tiên hãy xác định ba loại khoảng cách cản trở cảm giác thân thuộc khi đến nơi làm việc ảo – "khoảng cách vật lý, nhưng cũng là khoảng cách hoạt động, đó là loại và chất lượng truyền thông, và cuối cùng, khoảng cách mối quan hệ, đó là sự khác biệt về văn hóa giữa các thành viên, bao gồm các phương sai thế hệ và phân cấp. "

Loại khoảng cách cuối cùng – ái lực – có thể có ảnh hưởng lâu dài lớn nhất đến cảm giác thân thuộc của bạn, hoặc thiếu nó, ghi chú Dhawan.

Để chống lại khoảng cách này, Dhawan đề nghị các nhóm "thường xuyên chia sẻ những câu chuyện về bản thân để giúp người khác tìm hiểu thêm về bạn (đặc biệt là khi họ không thể đọc ngôn ngữ cơ thể của bạn)."

Ngoài ra, điều quan trọng là bạn phải nỗ lực thêm để tạo bối cảnh được chia sẻ. "Thay vì hỏi thời tiết như thế nào trong cuộc gọi, hãy đặt câu hỏi cho nhóm của bạn về đạo đức và lối sống làm việc của họ – ví dụ: 'Bạn thích làm việc như thế nào? Điều gì quan trọng về công việc? Bạn trải nghiệm thành công như thế nào?'", Dhawan nói với tôi.

"Điều này có thể là hữu cơ hoặc bạn có thể đưa nó vào một quy trình. Nếu bạn không chia sẻ bối cảnh, có thể bạn sẽ không nhìn vấn đề theo cách tương tự, và đó là một khoảng cách quan trọng để giải quyết trước tiên."

Cuối cùng, hãy khám phá ba quy tắc mà mỗi thành viên trong nhóm của bạn nên tuân theo để tăng hiệu quả của giao tiếp kỹ thuật số của bạn.

Các quy tắc ý thức chung cho các nhóm kỹ thuật số cần tuân theo

Dưới đây là ba quy tắc thông thường để truyền thông hiệu quả Dhawan tin rằng mỗi nhóm kỹ thuật số nên tuân theo:

1. Tốc độ quan trọng hơn lời nói của bạn về mặt thể hiện sự tôn trọng, vì vậy hãy viết lời xin lỗi và cảm ơn bạn nhanh chóng. Cũng với lưu ý đó, hãy nhanh chóng xác nhận các yêu cầu và đảm bảo cung cấp thời gian biểu khi bạn có thể tham gia lại vào cuộc trò chuyện.

2. Đừng dựa vào một kênh truyền thông kỹ thuật số cho nhóm của bạn. Trong thực tế, sử dụng ba. Sử dụng các nền tảng khác nhau cho phép đa dạng trong bối cảnh đặc biệt là giữa các thế hệ và tính cách. Ba cũng tuyệt vời vì nó không quá nhiều, có thể tạo ra sự nhầm lẫn hoặc mất liên lạc trên đường đi.

3. Đừng đánh quanh bụi rậm. Những người giao tiếp trực tuyến tốt nhất rất rõ ràng và trực tiếp và đó cũng là cách bạn cần trở thành. Mặc dù trực tiếp đôi khi có vẻ hơi cùn và làm giảm mức độ đồng cảm, sự rõ ràng mà họ cung cấp có tầm quan trọng nhất trong giao tiếp kỹ thuật số ngày nay. Mọi người cần phải ở cùng một trang để nhóm có hiệu quả. Sự rõ ràng cũng thúc đẩy sự cởi mở và cung cấp khả năng đổi mới trong một thiết lập nhóm. Nói những gì bạn muốn nói và có nghĩa là những gì bạn nói, và đừng mơ hồ.

Đây là điều: công nghệ sẽ không biến mất – và chúng tôi không muốn nó. Nó có thể giúp chúng tôi kết nối với mọi người trên toàn cầu và chắc chắn sẽ tăng hiệu quả, tốc độ và sự đổi mới cho các doanh nghiệp của chúng tôi.

Nhưng, trong khi có một danh sách dài các lợi ích cho công nghệ, thì cũng có một danh sách dài những bất lợi tiềm tàng mà các doanh nghiệp của chúng ta có thể gặp phải do công nghệ – và mất sự đồng cảm và tin tưởng là hàng đầu.

May mắn thay, có rất nhiều cơ hội cho các nhà lãnh đạo để chống lại những thách thức đó, như đã nêu ở trên. Cuối cùng, làm chậm và đọc lại tin nhắn của bạn trước khi bạn nhấp vào "Gửi" có thể là sự khác biệt giữa hiểu lầm và cảm giác thân thuộc mạnh mẽ hơn.