Cách viết chữ ký email tuyệt vời [+ Professional Examples]

Nhân viên văn phòng trung bình gửi 40 email mỗi ngày. Đó là 40 cơ hội để tiếp thị bản thân và doanh nghiệp của bạn trong những email cá nhân bạn gửi, mỗi ngày.

Rất nhiều người coi chữ ký email của họ như một suy nghĩ lại, điều này làm cho một cơ hội bị bỏ lỡ thực sự. Những chữ ký này là cơ hội để bạn nói rõ bạn là ai, giúp mọi người dễ dàng tiếp cận với bạn và cho mọi người một nơi để tìm hiểu thêm – về bạn, về doanh nghiệp của bạn hoặc về điều gì đó bạn ‘ đang làm việc trên.

Vì vậy, nếu bạn chỉ đặt tên và một hoặc hai thông tin liên hệ trong chữ ký của mình, bạn sẽ không tận dụng hết cơ hội để kết nối và tham gia với những người bạn đang gửi email. (Mặc dù bạn cũng không muốn quá nhiệt tình. Việc gây nhiễu chữ ký của bạn có đầy đủ các liên kết và thông tin chỉ đơn giản là spam và tự quảng cáo.)

Vì vậy, một chữ ký email tuyệt vời trông như thế nào? Dưới đây là một số mẹo để tạo chữ ký hữu ích và chuyên nghiệp, bao gồm một vài ví dụ tuyệt vời. Bạn cũng có thể dùng Trình tạo chữ ký email miễn phí của HubSpot để tạo mẫu chữ ký email chuyên nghiệp của riêng bạn và dễ dàng thêm nó vào ứng dụng email của bạn.

Cách viết chữ ký email

1. Nhấn mạnh tên, liên kết và thông tin liên lạc phụ của bạn.
2. Giữ màu sắc đơn giản và nhất quán.
3. Sử dụng phân cấp thiết kế.
4. Bao gồm lời kêu gọi hành động (và cập nhật nó thường xuyên).
5. Bao gồm các biểu tượng có thể nhấp liên kết đến hồ sơ xã hội của bạn.
6. Tạo liên kết có thể theo dõi.
7. Sử dụng vách ngăn không gian.
8. Hãy để mọi người đặt thời gian trên lịch của bạn ngay từ chữ ký của bạn.
9. Bao gồm một tiền tố quốc tế trong số liên lạc của bạn.
10. Làm cho thiết kế của bạn thân thiện với thiết bị di động.

<

1. Nhấn mạnh tên, liên kết và thông tin liên lạc phụ của bạn.

Như bạn có thể đoán, tên của bạn đến trước. Theo sát tên của bạn, tuy nhiên, nên là liên kết của bạn và nơi mọi người có thể tiếp cận với bạn.

Liên kết của bạn có thể có nghĩa là chức danh công việc của bạn, công ty của bạn, trường học của bạn hoặc một tổ chức tương tự mà bạn cho là quan trọng đối với người nhận của bạn. Tên của bạn cuối cùng cũng phải là tên riêng của nó, nhưng sử dụng tên thương hiệu phổ biến hơn – và thậm chí là logo của nó – đảm bảo bạn sẽ thu hút sự chú ý của độc giả và họ rất coi trọng thông điệp của bạn.

Thông tin liên lạc phụ cũng quan trọng. Bạn có thể không muốn xác nhận số điện thoại cá nhân của mình, nhưng bạn có thể nhân cơ hội này để quảng bá trang web cá nhân của mình – một cách thụ động để mở các đường dây liên lạc mà không làm ngập bản thân bạn với phạm vi mà bạn không muốn.

Thí dụ

Đây là một chữ ký email mẫu đánh vào cả ba điều được mô tả ở trên độc đáo. Tên và họ của Kevin được đối trọng bởi sự liên kết của anh ấy với Đại học Connecticut, và anh ấy cũng quản lý để quảng bá trang web cá nhân của mình để người nhận của anh ấy có một cửa hàng khác để xem công việc của anh ấy và liên hệ với anh ấy để biết thêm thông tin.

Bạn muốn tạo một chữ ký như dưới đây? Sử dụng Trình tạo chữ ký email của HubSpot.

2. Giữ màu sắc đơn giản và nhất quán.

Xây dựng thương hiệu hiệu quả nhất khi nó phù hợp – và bao gồm cả chữ ký email của bạn. Thêm màu sắc vào chữ ký email của bạn là một điểm nhấn tuyệt vời sẽ giúp nó nổi bật so với phần còn lại của email. Nhưng nếu bạn chọn sử dụng màu sắc, hãy chắc chắn dính vào một hoặc hai ngoài văn bản tối.

Thí dụ

Sử dụng các điểm nổi bật tinh tế để phù hợp với logo hoặc nhãn hiệu của bạn, như Brittany Hodak làm trong chữ ký email của cô ấy, bên dưới. Lưu ý cách các biểu tượng phương tiện truyền thông xã hội của cô ấy có cùng màu xanh lam với logo ZinePak.

3. Sử dụng phân cấp thiết kế.

Thiết kế tốt là tất cả về việc trình bày thông tin của bạn một cách dễ tiêu hóa. Vì chữ ký email của bạn có thể là một danh sách thông tin nhiều hơn là một câu chuyện hấp dẫn, bạn sẽ muốn sử dụng hệ thống phân cấp để hướng mắt người đọc đến những gì họ nên đọc trước tiên.

Thí dụ

Chia tỷ lệ tên của bạn thành một phông chữ lớn hơn để nó thu hút sự chú ý nhất, giống như bạn làm trong một bản lý lịch. Sau đó, chọn và chọn thông tin để in đậm và tô màu dựa trên mức độ quan trọng để bạn có thể giúp hướng dẫn mắt mọi người một cách logic thông qua thiết kế, như trong ví dụ dưới đây.

4. Bao gồm lời kêu gọi hành động (và cập nhật thường xuyên).

Một trong những điều thông minh nhất bạn có thể làm trong chữ ký email của mình là bao gồm lời kêu gọi hành động. CTA chữ ký email tốt nhất là đơn giản, cập nhật, không xô đẩy và phù hợp với phong cách email của bạn, làm cho chúng xuất hiện giống như kịch bản sau, và ít giống như một quảng cáo bán hàng. Chọn một CTA phù hợp với một trong những mục tiêu kinh doanh hiện tại của bạn và cập nhật nó khi những mục tiêu đó thay đổi.

Thí dụ

Đây là một ví dụ tuyệt vời từ cựu Giám đốc truyền thông xã hội của HubSpot, Chelsea Hunersen. Cô thay đổi văn bản CTA tùy thuộc vào mục tiêu truyền thông xã hội hiện tại của mình. Vài tháng trước, cô ấy đã dùng nó để lái mọi người Tài khoản Twitter của HubSpot.

Khi cô ấy tạo ra một kênh Slack độc đáo cho các nhà tiếp thị trong nước, cô ấy đã chuyển CTA chữ ký email của mình để chỉ cho mọi người ở đó, thay vào đó.

Liên kết đến video có thể đặc biệt đáng chú ý vì trong một số ứng dụng email như Gmail, hình thu nhỏ của video sẽ hiển thị bên dưới chữ ký của bạn. Đây là một ví dụ về những gì trông giống như từ Emily MacIntyre của chúng ta:

5. Bao gồm các biểu tượng có thể nhấp liên kết đến hồ sơ xã hội của bạn.

Sự hiện diện trên phương tiện truyền thông xã hội của bạn là một phần chính của thương hiệu cá nhân của bạn bởi vì nó giúp bạn có được những điều sau trong không gian của bạn và cho mọi người thấy những gì bạn quan tâm. Bạn có thể nói rất nhiều về một người bằng những gì họ đăng và cách họ miêu tả chính họ.

Đó là lý do tại sao nên bao gồm các liên kết đến các trang truyền thông xã hội của bạn trong chữ ký email của bạn. Nó không chỉ củng cố thương hiệu cá nhân của bạn mà còn giúp mọi người tìm ra những cách mới để liên lạc và theo dõi bạn.

Thậm chí còn tốt hơn? Nó có thể giúp thúc đẩy lưu lượng truy cập đến nội dung trực tuyến của bạn nếu bạn đăng liên kết đến nội dung đó trên mạng xã hội. Vì vậy, nếu bạn bao gồm các biểu tượng xã hội trong chữ ký của mình, hãy đảm bảo rằng bạn luôn cập nhật hồ sơ xã hội của mình và chứa đầy nội dung thú vị, có liên quan. (Nói cách khác, nếu bạn không tweet trong sáu tháng, bạn có thể muốn rời khỏi Twitter.)

Tại sao nên sử dụng phương tiện truyền thông xã hội biểu tượng thay vì chỉ đơn giản là liên kết văn bản? Bởi vì các biểu tượng dễ nhận biết hơn đối với những người lướt qua chữ ký của bạn – và chúng sẽ nổi bật so với phần còn lại của văn bản trong đó. Theo nghiên cứu từ NeoMam Studios, hình ảnh hiển thị bằng màu sắc làm tăng 80% mức độ sẵn lòng của một người để đọc phần còn lại của nội dung. Đó là một lợi thế rất lớn. Thêm vào đó, các biểu tượng là những trình tiết kiệm không gian lớn ở một nơi mà bạn có thể đang thu thập rất nhiều thông tin.

Tuy nhiên, ngay cả khi bạn có sự hiện diện trên nhiều trang web truyền thông xã hội, hãy cố gắng giới hạn số lượng biểu tượng thành năm hoặc sáu. Tập trung vào các tài khoản quan trọng nhất để phát triển doanh nghiệp của bạn hoặc xây dựng thương hiệu cá nhân của bạn.

Nếu bạn bao gồm nhiều biểu tượng phương tiện truyền thông xã hội, ít nhất hãy cố gắng cắt giảm các nội dung khác nếu có thể để thiết kế của bạn không quá bận rộn. Kiểm tra ví dụ dưới đây, được thực hiện bằng Trình tạo chữ ký email của HubSpot.

6. Tạo liên kết có thể theo dõi.

Vì vậy, bạn đặt một vài liên kết trong chữ ký email của bạn, bao gồm CTA và các biểu tượng phương tiện truyền thông xã hội của bạn. Nhưng có ai thực sự nhấp vào chúng?

Để tìm hiểu xem các liên kết trong chữ ký của bạn có thực sự thu hút các nhấp chuột và tạo ảnh hưởng hay không, bạn sẽ muốn làm cho các liên kết đó có thể theo dõi – giống như bất kỳ liên kết nào khác trong email của bạn.

Thực hiện theo các hướng dẫn này để dễ dàng tạo liên kết theo dõi giúp bạn ghi lưu lượng truy cập vào trang web của bạn vào chữ ký email của bạn. Thỉnh thoảng, bạn có thể chuyển đổi định dạng chữ ký của bạn hoặc từ ngữ bên trong chữ ký của bạn để xem điều gì thúc đẩy nhiều nhấp chuột nhất.

7. Sử dụng bộ chia không gian.

Mặc dù bạn không bao giờ muốn gây nhiễu chữ ký email của mình vì có quá nhiều thông tin, nhưng có nhiều cách để phù hợp với nhiều văn bản trong một khu vực nhỏ gọn như thế này mà không ảnh hưởng đến thiết kế.

Điều này rất hữu ích để chia nhỏ các loại thông tin khác nhau, như tên và thông tin liên hệ, logo của bạn, bất kỳ lời kêu gọi hành động nào bạn có hoặc thậm chí từ chối trách nhiệm.

Thí dụ

Sử dụng các bộ chia không gian trong thiết kế của bạn, như trong ví dụ dưới đây, là một cách tuyệt vời để làm điều này. Bạn cũng có thể sử dụng các vạch chia glyph, là ký hiệu thanh dọc (nghĩa là, |.)

8. Hãy để mọi người đặt thời gian trên lịch của bạn ngay từ chữ ký của bạn.

Nếu bạn thấy mình gửi email qua lại với các đồng nghiệp và khách hàng muốn đặt cuộc họp với bạn, hãy làm cho họ dễ dàng bằng cách bao gồm một liên kết để đặt lịch ngay trong chữ ký email của bạn. Dưới đây là một ví dụ từ Bryan Lowry của chúng ta, bên dưới.

Thí dụ

Có nhiều công cụ hiện có sẽ giúp mọi người đặt lịch hẹn. Bryan từ ví dụ trên sử dụng liên kết đặt phòng được cá nhân hóa có thể chia sẻ của HubSpot. Nếu bạn là khách hàng của HubSpot Sales, bạn có thể chia sẻ liên kết cuộc họp được cá nhân hóa của mình với bất kỳ ai bạn muốn đặt cuộc họp và để họ chọn từ thời gian có sẵn của bạn. Nếu bạn muốn, bạn có thể làm điều đó để HubSpot CRM tự động tạo một bản ghi liên hệ mới cho bất kỳ ai đặt cuộc họp nếu không tồn tại.

Nếu bạn không phải là khách hàng của HubSpot, một công cụ họp tuyệt vời là Calendly, miễn phí cho Basic và cho phép bạn tích hợp lịch Google hoặc Office 365 của mình. YouCanBook.me là một công cụ đặt phòng khác có giá $ 7 mỗi lịch mỗi tháng.

9. Bao gồm một tiền tố quốc tế trong số liên lạc của bạn.

Nếu bạn làm việc với mọi người trên khắp thế giới, đừng quên tiền tố cho mã quốc gia của bạn khi bạn liệt kê số điện thoại liên lạc của mình. Nhiều người bỏ qua điều này nếu họ không sử dụng để quay số tiền tố quốc tế, nhưng nó thực sự hữu ích cho các đồng nghiệp và khách hàng quốc tế của bạn để có nó ngay tại đó. Đây là danh sách mã quốc gia nếu bạn không biết mã của mình.

Thí dụ

Đây là một ví dụ từ Kit Smith, trước đây thuộc Brandwatch, một công ty có văn phòng ở cả Hoa Kỳ và Châu Âu và làm việc với các khách hàng quốc tế. Có mã quốc gia của Hoa Kỳ trên giúp họ giúp mọi người ở các quốc gia khác tiếp cận anh ta dễ dàng hơn qua điện thoại.

10. Làm cho thiết kế của bạn thân thiện với thiết bị di động.

Theo Litmus, iMobile của Apple chiếm 46% tổng số email mở vào tháng 6 năm 2018. Không chỉ vậy, mà người dùng di động kiểm tra email của họ thường xuyên hơn ba lần so với người dùng không sử dụng di động.

Càng nhiều người đọc email trên thiết bị di động, bạn sẽ càng muốn giữ cho người dùng di động luôn chú ý khi bạn viết email – bao gồm cả chữ ký email của bạn.

Một cách chính để làm cho chữ ký email của bạn thân thiện với thiết bị di động là làm cho thiết kế chữ ký của bạn dễ đọc và dễ bấm đối với người dùng di động. Đây là nơi quy mô trở nên thực sự quan trọng. Đảm bảo văn bản của bạn đủ lớn để đọc trên màn hình di động nhỏ và các liên kết và nút của bạn đủ lớn – và cách nhau đủ – để mọi người chạm vào bằng ngón tay.

Thí dụ

Kiểm tra ví dụ dưới đây và lưu ý có bao nhiêu không gian giữa các yếu tố có thể nhấp khác nhau như các biểu tượng phương tiện truyền thông xã hội. Đây là những cách tuyệt vời để chạm bằng ngón tay trên màn hình di động để người dùng không vô tình chạm vào biểu tượng Facebook khi họ có ý định truy cập Twitter.

Cuối cùng, như với bất kỳ phần nào của email, hãy đảm bảo chữ ký của bạn trông đẹp như bạn nghĩ bằng cách kiểm tra nó với các ứng dụng email khác nhau. Microsoft Outlook không nhận ra hình nền, ví dụ, vì vậy tránh sử dụng những hình ảnh đó. Các ứng dụng email khác không tải hình ảnh theo mặc định. Đọc bài đăng trên blog này để tìm hiểu cách tối ưu hóa email cho các khách hàng email khác nhau.

(Khách hàng của HubSpot: Bạn có thể xem trước email của mình trông như thế nào trong hơn 30 ứng dụng email ngay trong Ứng dụng Email HubSpot, cũng như xem trước email của bạn sẽ trông như thế nào trên mọi thiết bị, bao gồm máy tính để bàn, máy tính bảng hoặc thiết bị di động. Nhấp vào đây để xem cách làm.

Source link