9 loại cơ cấu tổ chức mỗi công ty nên xem xét

Chọn cấu trúc tổ chức tốt nhất cho công ty, bộ phận hoặc nhóm của bạn rất giống như chọn ra một chiếc xe mới.

Ở cấp độ cơ bản nhất, bạn luôn tìm kiếm thứ gì đó xứng đáng trên đường – thứ gì đó có thể đưa bạn (và hành khách của bạn) từ điểm A đến điểm B mà không gặp trở ngại nào.Nhưng ngoài ra, có rất nhiều lựa chọn để xem xét. Tự động hay thủ công? Xe bốn bánh hay hai? GPS tích hợp? Nội thất bằng da? Điện thông lượng? (Tất nhiên chỉ khi bạn quay ngược thời gian, tất nhiên.)

Trong thế giới của cấu trúc tổ chức, các tùy chọn bạn phải chọn bao gồm những thứ như chuỗi lệnh (dài hay ngắn?), Khoảng kiểm soát (rộng hay hẹp?), Và tập trung (ra quyết định tập trung hay phi tập trung?), Chỉ đến tên một vài.

Điểm của một cấu trúc tổ chức là gì? Là một nhà lãnh đạo kinh doanh, bạn thậm chí có cần một? Như tôi đã nói, các cấu trúc org giúp bạn xác định ít nhất ba yếu tố chính về cách hoạt động của doanh nghiệp.

Khi công ty của bạn trở nên lớn hơn, một cấu trúc tổ chức cũng có thể hữu ích cho nhân viên mới khi họ tìm hiểu người quản lý các quy trình tại công ty của bạn.

Sau đó, nếu bạn cần xoay vòng hoặc thay đổi khả năng lãnh đạo của mình, bạn có thể hình dung cách các luồng công việc sẽ hoạt động bằng cách điều chỉnh sơ đồ cấu trúc tổ chức của bạn.

Nói một cách đơn giản, biểu đồ này giống như một bản đồ giải thích đơn giản cách thức công ty của bạn hoạt động và cách tổ chức các vai trò của nó.

Dưới đây là ý nghĩa của từng yếu tố đối với một tổ chức:

Chuỗi các lệnh

Chuỗi lệnh của bạn là làm sao nhiệm vụ được giao và công việc được phê duyệt. Một cấu trúc org cho phép bạn xác định có bao nhiêu "nấc thang" mà một bộ phận hoặc ngành nghề kinh doanh cụ thể nên có. Nói cách khác, ai bảo ai làm gì? Và các vấn đề, yêu cầu và đề xuất được truyền đạt lên xuống như thế nào?

Khoảng thời gian kiểm soát

Khoảng kiểm soát của bạn có thể đại diện cho hai điều: người nào thuộc về người quản lý, tốt, quản lý … và nhiệm vụ nào thuộc trách nhiệm của bộ phận.

Tập trung

Tập trung mô tả Ở đâu quyết định cuối cùng được đưa ra. Khi bạn đã thiết lập chuỗi lệnh của mình, bạn sẽ cần xem xét những người và bộ phận nào có tiếng nói trong mỗi quyết định. Một doanh nghiệp có thể nghiêng về tập trung, trong đó các quyết định cuối cùng được đưa ra chỉ bởi một hoặc hai thực thể; hoặc phi tập trung, trong đó các quyết định cuối cùng được đưa ra trong nhóm hoặc bộ phận chịu trách nhiệm thực hiện quyết định đó.

Bạn có thể không cần một cấu trúc org ngay lập tức, nhưng bạn càng phát triển nhiều sản phẩm và thuê người, bạn càng khó lãnh đạo công ty của mình nếu không có sơ đồ quan trọng này.

(Để tìm hiểu sâu hơn về tất cả các thành phần cấu trúc tổ chức khác nhau này, hãy xem bài viết trước của tôi, "6 khối xây dựng của cấu trúc tổ chức.")

Trong bài đăng này, chúng tôi sẽ khám phá cách bạn có thể kết hợp các thành phần đó để tạo thành các loại cấu trúc tổ chức khác nhau. Chúng tôi cũng sẽ nêu bật những lợi ích và nhược điểm của các loại cấu trúc khác nhau để bạn có thể đánh giá đâu là lựa chọn tốt nhất cho công ty, bộ phận hoặc nhóm của bạn. Hãy lặn xuống.

Cơ cấu tổ chức và cơ cấu tổ chức hữu cơ

Các cấu trúc tổ chức rơi vào một quang phổ, với "cơ học" ở một đầu và
"hữu cơ" khác.

Hãy nhìn vào sơ đồ dưới đây. Như bạn có thể có thể nói, cấu trúc cơ học đại diện cho cách tiếp cận truyền thống, từ trên xuống đối với cấu trúc tổ chức, trong khi cấu trúc hữu cơ thể hiện cách tiếp cận linh hoạt, hợp tác hơn.

Đây là một sự cố của cả hai đầu của phổ cấu trúc, ưu điểm và nhược điểm của chúng, và loại hình doanh nghiệp nào phù hợp với chúng.

Cơ cấu

Các cấu trúc cơ học, còn được gọi là cấu trúc quan liêu, được biết đến vì có phạm vi kiểm soát hẹp, cũng như tập trung hóa cao, chuyên môn hóa và chính thức hóa. Họ cũng khá cứng nhắc trong những bộ phận cụ thể được thiết kế và được phép làm cho công ty.

Cấu trúc tổ chức này chính thức hơn nhiều so với cấu trúc hữu cơ, sử dụng các tiêu chuẩn và thực tiễn cụ thể để chi phối mọi quyết định mà doanh nghiệp đưa ra. Và trong khi mô hình này khiến nhân viên có trách nhiệm hơn với công việc của họ, nó có thể trở thành một trở ngại cho sự sáng tạo và nhanh nhẹn mà tổ chức cần theo kịp với những thay đổi ngẫu nhiên trong thị trường của mình.

Khó khăn và không linh hoạt như âm thanh cấu trúc cơ học, chuỗi lệnh, dù dài hay ngắn, luôn rõ ràng theo mô hình này. Khi một công ty phát triển, nó cần đảm bảo tất cả mọi người (và mọi đội ngũ) biết những gì họ mong đợi ở họ. Các đội hợp tác với các đội khác khi cần có thể giúp đưa doanh nghiệp khởi đầu trong giai đoạn đầu, nhưng duy trì sự tăng trưởng đó – với nhiều người và dự án để theo dõi hơn – cuối cùng sẽ cần một số chính sách. Nói cách khác, giữ cấu trúc cơ học trong túi sau của bạn … bạn không bao giờ biết khi nào bạn sẽ cần nó.

Cấu trúc hữu cơ

Các cấu trúc hữu cơ (còn được gọi là cấu trúc "phẳng") được biết đến với phạm vi kiểm soát rộng, phân cấp, chuyên môn hóa thấp và phân nhánh lỏng lẻo. Tất cả điều đó có nghĩa là gì? Mô hình này có thể có nhiều nhóm trả lời cho một người và tham gia vào các dự án dựa trên tầm quan trọng của họ và những gì nhóm có khả năng – hơn là những gì nhóm được thiết kế để làm.

Như bạn có thể nói, cấu trúc tổ chức này ít chính thức hơn nhiều so với máy móc, và có một chút cách tiếp cận đặc biệt cho nhu cầu kinh doanh. Điều này đôi khi có thể làm cho chuỗi lệnh, dù dài hay ngắn, khó giải mã. Và kết quả là, các nhà lãnh đạo có thể bật đèn xanh nhanh hơn nhưng gây nhầm lẫn trong phân công lao động của dự án.

Tuy nhiên, tính linh hoạt mà cấu trúc hữu cơ cho phép có thể cực kỳ hữu ích cho một doanh nghiệp đang điều hướng một ngành công nghiệp phát triển nhanh, hoặc chỉ đơn giản là cố gắng tự ổn định sau một quý. Nó cũng trao quyền cho nhân viên thử những điều mới và phát triển như những chuyên gia, làm cho lực lượng lao động của tổ chức mạnh hơn về lâu dài. Dòng dưới cùng? Các công ty khởi nghiệp thường hoàn hảo cho cấu trúc hữu cơ, vì họ chỉ đơn giản là cố gắng để có được sự công nhận thương hiệu và đưa bánh xe của họ lên khỏi mặt đất.

Bây giờ, hãy khám phá các loại cấu trúc tổ chức cụ thể hơn, hầu hết trong số đó thuộc về truyền thống hơn, cơ khí phía phổ.

1. Cơ cấu tổ chức chức năng

Một trong những loại cấu trúc tổ chức phổ biến nhất, cấu trúc chức năng phân chia tổ chức dựa trên các chức năng công việc chung.

Chẳng hạn, một tổ chức có cấu trúc org chức năng sẽ nhóm tất cả các nhà tiếp thị lại với nhau trong một bộ phận, nhóm tất cả các nhân viên bán hàng lại với nhau trong một bộ phận riêng biệt và nhóm tất cả những người phục vụ khách hàng lại với nhau trong một bộ phận thứ ba.

Cấu trúc chức năng cho phép mức độ chuyên môn hóa cao cho nhân viên và có thể dễ dàng mở rộng nếu tổ chức phát triển. Ngoài ra, cấu trúc này có bản chất cơ học – có khả năng kìm hãm sự phát triển của nhân viên – đưa nhân viên vào các bộ phận dựa trên kỹ năng vẫn có thể cho phép họ đi sâu vào lĩnh vực của họ và tìm hiểu xem họ giỏi gì.

Nhược điểm

Cấu trúc chức năng cũng có khả năng tạo ra các rào cản giữa các chức năng khác nhau – và nó có thể không hiệu quả nếu tổ chức có nhiều sản phẩm khác nhau hoặc thị trường mục tiêu. Các rào cản được tạo ra giữa các bộ phận cũng có thể hạn chế kiến ​​thức và giao tiếp của mọi người với các bộ phận khác, đặc biệt là các bộ phận phụ thuộc vào các bộ phận khác để thành công.

2. Cấu trúc bộ phận dựa trên sản phẩm

Một cấu trúc tổ chức bộ phận bao gồm nhiều cấu trúc chức năng nhỏ hơn (nghĩa là mỗi bộ phận trong một cấu trúc bộ phận có thể có nhóm tiếp thị riêng, nhóm bán hàng riêng, v.v.). Trong trường hợp này – một cấu trúc phân chia dựa trên sản phẩm – mỗi bộ phận trong tổ chức được dành riêng cho một dòng sản phẩm cụ thể.

Kiểu cấu trúc này lý tưởng cho các tổ chức có nhiều sản phẩm và có thể giúp rút ngắn chu kỳ phát triển sản phẩm. Điều này cho phép các doanh nghiệp nhỏ đi vào thị trường với các dịch vụ mới nhanh chóng.

Nhược điểm

Có thể khó mở rộng quy mô theo cấu trúc phân chia dựa trên sản phẩm và tổ chức có thể kết thúc với các tài nguyên trùng lặp khi các bộ phận khác nhau cố gắng phát triển các dịch vụ mới.

3. Cơ cấu phân chia theo thị trường

Một loại khác của cấu trúc tổ chức bộ phận là cấu trúc dựa trên thị trường, trong đó các bộ phận của một tổ chức dựa trên thị trường, ngành công nghiệp hoặc loại khách hàng.

Cấu trúc dựa trên thị trường là lý tưởng cho một tổ chức có các sản phẩm hoặc dịch vụ duy nhất cho các phân khúc thị trường cụ thể và đặc biệt hiệu quả nếu tổ chức đó có kiến ​​thức nâng cao về các phân khúc đó. Cơ cấu tổ chức này cũng giữ cho doanh nghiệp liên tục nhận thức được sự thay đổi nhu cầu giữa các phân khúc đối tượng khác nhau.

Nhược điểm

Quá nhiều quyền tự chủ trong mỗi nhóm dựa trên thị trường có thể dẫn đến các bộ phận phát triển các hệ thống không tương thích với nhau. Các bộ phận cũng có thể vô tình sao chép các hoạt động mà các bộ phận khác đang xử lý.

4. Cấu trúc phân chia địa lý

Cấu trúc tổ chức địa lý thiết lập các bộ phận dựa trên – bạn đoán nó – địa lý. Cụ thể hơn, các bộ phận của một cấu trúc địa lý có thể bao gồm các lãnh thổ, khu vực hoặc quận.

Kiểu cấu trúc này phù hợp nhất với các tổ chức cần ở gần nguồn cung cấp và / hoặc khách hàng (ví dụ: để giao hàng hoặc hỗ trợ tại chỗ). Nó cũng tập hợp nhiều hình thức chuyên môn kinh doanh, cho phép mỗi bộ phận địa lý đưa ra quyết định từ các quan điểm đa dạng hơn.

Nhược điểm

Nhược điểm chính của một cấu trúc địa lý org: Nó có thể dễ dàng cho quyết định làm để trở thành phi tập trung, như các đơn vị địa lý (có thể hàng trăm, nếu không nói là hàng ngàn dặm từ trụ sở công ty) thường có rất nhiều quyền tự chủ. Và khi bạn có nhiều bộ phận tiếp thị – một bộ phận cho từng khu vực – bạn sẽ gặp rủi ro khi tạo các chiến dịch cạnh tranh với (và làm suy yếu) các bộ phận khác trên các kênh kỹ thuật số của bạn.

5. Cấu trúc dựa trên quá trình

Các cấu trúc tổ chức dựa trên quy trình được thiết kế xoay quanh dòng chảy từ đầu đến cuối của các quy trình khác nhau, chẳng hạn như "Nghiên cứu & Phát triển", "Thu hút khách hàng" và "Hoàn thành đơn hàng". Không giống như một cấu trúc chức năng nghiêm ngặt, một cấu trúc dựa trên quy trình không chỉ xem xét các hoạt động mà nhân viên thực hiện mà còn cả cách các hoạt động khác nhau tương tác với nhau.

Để hiểu đầy đủ sơ đồ bên dưới, bạn cần xem xét từ trái sang phải: Quá trình mua lại khách hàng không thể bắt đầu cho đến khi bạn có một sản phẩm được phát triển đầy đủ để bán. Tương tự như vậy, quy trình thực hiện đơn hàng không thể bắt đầu cho đến khi khách hàng có được và có đơn đặt hàng sản phẩm để điền vào.

Cơ cấu tổ chức dựa trên quy trình là lý tưởng để cải thiện tốc độ và hiệu quả của một doanh nghiệp, và phù hợp nhất cho những người trong các ngành công nghiệp thay đổi nhanh chóng, vì nó dễ dàng thích nghi.

Nhược điểm

Tương tự như một vài cấu trúc khác trong danh sách này, cấu trúc dựa trên quy trình có thể dựng lên các rào cản giữa các nhóm quy trình khác nhau. Điều này dẫn đến các vấn đề giao tiếp và bàn giao công việc cho các nhóm và nhân viên khác.

6. Cấu trúc ma trận

Không giống như các cấu trúc khác mà chúng ta đã xem xét cho đến nay, một cấu trúc tổ chức ma trận không tuân theo mô hình phân cấp, truyền thống. Thay vào đó, tất cả nhân viên (được đại diện bởi các hộp màu xanh lá cây) có mối quan hệ báo cáo kép. Thông thường, có một dòng báo cáo chức năng (hiển thị màu xanh lam) cũng như một dòng báo cáo dựa trên sản phẩm (hiển thị màu vàng).

Khi nhìn vào biểu đồ tổ chức ma trận, các đường liền nét biểu thị các mối quan hệ báo cáo trực tiếp, mạnh mẽ, trong khi các đường chấm chấm biểu thị rằng mối quan hệ là thứ yếu hoặc không mạnh bằng. Trong ví dụ của chúng tôi dưới đây, rõ ràng báo cáo chức năng được ưu tiên hơn báo cáo dựa trên sản phẩm.

Sự hấp dẫn chính của cấu trúc ma trận là nó có thể cung cấp cả sự linh hoạt và ra quyết định cân bằng hơn (vì có hai chuỗi lệnh thay vì chỉ một). Có một dự án duy nhất được giám sát bởi nhiều hơn một ngành nghề kinh doanh cũng tạo cơ hội cho các ngành kinh doanh này chia sẻ tài nguyên và giao tiếp cởi mở hơn với nhau – những điều mà họ có thể không thể làm thường xuyên.

Nhược điểm

Cạm bẫy chính của cấu trúc tổ chức ma trận? Phức tạp. Càng nhiều lớp nhân viên chấp thuận phải trải qua, họ càng bối rối hơn về việc họ phải trả lời cho ai. Sự nhầm lẫn này cuối cùng có thể gây ra sự thất vọng về người có thẩm quyền đối với quyết định và sản phẩm nào – và ai chịu trách nhiệm cho những quyết định đó khi có sự cố xảy ra.

7. Cấu trúc tròn

Mặc dù nó có vẻ khác biệt lớn so với các cấu trúc tổ chức khác được nêu trong phần này, cấu trúc vòng tròn vẫn dựa vào hệ thống phân cấp, với các nhân viên cấp cao hơn chiếm các vòng trong của vòng tròn và các nhân viên cấp thấp hơn chiếm các vòng ngoài.

Điều đó đang được nói, các nhà lãnh đạo hoặc giám đốc điều hành trong một tổ chức vòng tròn không được coi là ngồi trên đỉnh tổ chức, gửi các chỉ thị xuống chuỗi chỉ huy. Thay vào đó, họ là trung tâm của tổ chức, truyền bá tầm nhìn ra bên ngoài.

Từ góc độ ý thức hệ, một cấu trúc vòng tròn có ý nghĩa thúc đẩy giao tiếp và luồng thông tin tự do giữa các bộ phận khác nhau của tổ chức. Trong khi một cấu trúc truyền thống cho thấy các bộ phận hoặc bộ phận khác nhau chiếm lĩnh các nhánh riêng lẻ, bán tự trị, cấu trúc hình tròn mô tả tất cả các bộ phận là một phần của cùng một tổng thể.

Nhược điểm

Từ góc độ thực tế, cấu trúc vòng tròn có thể gây nhầm lẫn, đặc biệt là đối với nhân viên mới. Không giống như cấu trúc từ trên xuống truyền thống hơn, cấu trúc vòng tròn có thể khiến nhân viên gặp khó khăn trong việc tìm ra người mà họ báo cáo và cách họ phù hợp với tổ chức.

8. Cấu trúc phẳng

Trong khi một cấu trúc tổ chức truyền thống hơn có thể trông giống như một kim tự tháp – với nhiều tầng lớp giám sát, quản lý và giám đốc giữa nhân viên và lãnh đạo, cấu trúc phẳng giới hạn các cấp quản lý nên tất cả nhân viên chỉ cách lãnh đạo vài bước. Nó cũng có thể không phải lúc nào cũng có hình dạng hoặc hình chóp, hoặc bất kỳ hình dạng nào cho vấn đề đó. Như chúng tôi đã đề cập trước đó, Đây cũng là một dạng của "Cấu trúc hữu cơ" mà chúng tôi đã lưu ý ở trên.

Cấu trúc này có lẽ là một trong những chi tiết nhất, Nó cũng nghĩ rằng nhân viên có thể làm việc hiệu quả hơn trong một môi trường có ít áp lực liên quan đến thứ bậc hơn. Cấu trúc này cũng có thể khiến nhân viên cảm thấy như những người quản lý họ làm giống như những người bình đẳng hoặc thành viên trong nhóm hơn là đe dọa cấp trên.

Nhược điểm

Nếu có một thời gian khi các nhóm trong một tổ chức phẳng không đồng ý với nhau về một điều gì đó, chẳng hạn như một dự án, có thể khó có thể liên kết và trở lại đúng hướng mà không có quyết định điều hành từ một nhà lãnh đạo hoặc người quản lý. Do thiết kế của cấu trúc phức tạp đến mức nào, có thể rất khó để xác định người quản lý nên đi đến đâu nếu họ cần phê duyệt hoặc quyết định điều hành cho một cái gì đó. Vì vậy, nếu bạn chọn có một tổ chức phẳng, bạn nên có một cấp quản lý hoặc đường dẫn được đánh dấu rõ ràng mà nhà tuyển dụng có thể tham khảo khi họ gặp phải những tình huống này.

9. Cấu trúc mạng

Cấu trúc mạng thường được tạo khi một công ty làm việc với một công ty khác để chia sẻ tài nguyên – hoặc nếu công ty của bạn có nhiều vị trí với các chức năng và khả năng lãnh đạo khác nhau. Bạn cũng có thể sử dụng cấu trúc này để giải thích quy trình làm việc của công ty nếu phần lớn nhân viên hoặc dịch vụ của bạn được gia công cho các dịch giả tự do hoặc nhiều doanh nghiệp khác.

Cấu trúc trông gần giống với Cấu trúc phân chia, được hiển thị ở trên. Tuy nhiên, thay vì văn phòng, nó có thể liệt kê các dịch vụ thuê ngoài hoặc các vị trí vệ tinh bên ngoài văn phòng.

Nếu công ty của bạn không làm mọi thứ dưới một mái nhà, đây là một cách tuyệt vời để cho nhân viên hoặc các bên liên quan thấy việc thuê ngoài các quy trình bên ngoài hoạt động như thế nào. Ví dụ: nếu nhân viên cần trợ giúp từ nhà phát triển web cho dự án viết blog và nhà phát triển web của công ty thuê ngoài, họ có thể xem loại biểu đồ này và biết văn phòng nào hoặc người nào liên hệ bên ngoài địa điểm làm việc của họ.

Nhược điểm

Hình dạng của biểu đồ có thể thay đổi dựa trên số lượng công ty hoặc địa điểm bạn đang làm việc. Nếu nó không được giữ đơn giản và rõ ràng, có thể có nhiều nhầm lẫn nếu nhiều văn phòng hoặc dịch giả tự do làm những việc tương tự. Nếu bạn thuê ngoài hoặc có nhiều địa điểm văn phòng, hãy đảm bảo biểu đồ tổ chức của bạn nêu rõ vị trí của từng vai trò và chức năng công việc cụ thể để ai đó có thể dễ dàng hiểu các quy trình công ty cơ bản của bạn.

Điều hướng cơ cấu tổ chức

Điều đó kết luận việc chúng tôi khám phá các loại cấu trúc tổ chức khác nhau. Hãy nhớ rằng những gì chúng ta vừa xem chỉ đơn giản là các nguyên mẫu – trong các ứng dụng trong thế giới thực, các tổ chức thường sử dụng các cấu trúc lai, có thể mượn các yếu tố từ nhiều loại cấu trúc.

Bạn muốn xem một số ví dụ thực tế về cấu trúc nhóm tiếp thị org từ các công ty như GitHub và Rue La La? Tải về toàn bộ tài nguyên, Hướng dẫn minh họa cho các cấu trúc tổ chức.

Để tìm hiểu thêm về cách làm việc trong nhóm tiếp thị, hãy xem 6 Khối xây dựng cấu trúc tổ chức (Sơ đồ).