НОВОСТИ ТЕХНОЛОГИЙ

План действий для компании в случае российской агрессии — новости Украины, В Украине

Несмотря на то, что война продолжается с 2014 года, до недавнего времени не все украинские IT-компании имели Business continuity plan (План непрерывности бизнеса). Кто-то разработал его только сейчас, у некоторых он существует давно, однако с ним не знакомили сотрудников компании.
«People First Club – это сообщество HR и рекрутеров технологических компаний. И тема подготовки компаний к вероятной военной агрессии зародилась на одной из встреч. Более 30 HR-специалистов провели общий «мозговой штурм», где собрали свои идеи и опыт о том, что их компании запланировали на случай потенциальной агрессии», – рассказывает Анна Головченко, основательница сообщества.
Результатом штурма стала майнд-карта, которая поможет другим компаниям при составлении такого плана. Liga.Tech попросила Анну Головченко разобрать ее по пунктам.
Начните с плана
В большинстве компаний над BCP работал менеджмент команды – представители CEO, CTO, Head of HR, а также люди, которые отвечают за IT-инфраструктуру и могут предложить технические решения.
«Знаю, некоторые компании консультировались с внешними специалистами. В частности, если у них нет определенных профильных специалистов внутри компании. Это может быть как переоборудование офиса, так и обеспечение спутникового интернета», – говорит Головченко. Эти же сотрудники обычно входят в группу Emergency response team, которая постоянно держит руку на пульсе и будет координировать последовательность действий в экстремальной ситуации.
По информации инсайдеров, некоторые крупные украинские IT-компании вовлекали в такие планы израильских специалистов по безопасности. В таком случае только разработка BCP могла стоить $30 тысяч.
«Если такого плана у вас еще нет – начните с ментального упражнения – пройдитесь по каждому из пунктов этой карты и честно скажите себе, какой будет программа для работников в случае обострения боевых действий», – говорит Анна.

Ответ будет зависеть от количества людей в компании, в каком они регионе, насколько силен уровень тревожности у них. И, конечно, от финансовых и организационных возможностей.
Подписывайтесь на LIGA.Tech в Telegram: только важное
Давайте информацию и развенчивайте фейки
Следующий шаг – внутренние коммуникации. В первоочередной список, который предлагают HR украинских IT-компаний, входят следующие пункты:

BCP, расшаренный сотрудникам;
общая встреча;
рассылка;
форма для сбора вопросов сотрудников;
чек-листы для сотрудников: например, как снизить уровень тревожности, как подготовить ноутбук и так далее;
регулярные апдейты на внутренних порталах;
анонимный опрос «Что вы будете делать в случае войны»;
Канал в корпоративном месенджере.

«Когда есть информационный вакуум, он наполняется слухами, фейками или ложными утверждениями. Спросите людей, какой информации им не хватает, и действуйте соответственно», – объясняет эксперт.
Хотя уровень критического мышления у представителей IT-сообщества обычно выше, не все знают, из каких источников брать информацию, чтобы избежать манипуляций. В этом может помочь компания – опубликовать список источников, которым можно доверять и почему, пригласить в компанию эксперта по инфогигиене, который проведет тренинг.

Также во многих компаниях проводят тренинги по первой медицинской помощи, встречи с психологами о том, как бороться с тревожностью, по самообороне.
Объединитесь вокруг общей цели – помощь военным
Большие IT-компании обычно управляют социальными инициативами централизованно, когда на это выделяется определенная доля бюджета. Например, компания ELEKS поддерживает фонд «Вернись живым» и коммуницирует об этом публично. Более мелким компаниям такая возможность может быть менее недоступна. Однако Головченко напоминает, что у разного рода поддержки не может быть небольших сумм.
«Каждое маленькое действие, умноженное на большое количество людей, дает большой вклад. Иногда людям нужен небольшой толчок», – объясняет она.
Руководитель может предложить сотрудникам собрать определенную сумму централизованно, а затем переслать в фонд. Это об активной социальной позиции компании.
При этом важно давать сотрудникам опции. Кто-то может не захотеть собирать на оружие, но сможет помочь купить бронежилеты. Зачастую люди просто не знают, куда задонатить деньги. Список фондов с описанием, что они делают, может им помочь. Как и реальные вдохновляющие истории коллег, уже занимающихся волонтерством.
«В эти времена такая коммуникация очень полезна. Это помогает коллегам объединиться вокруг общей цели и снизить тревожность», – говорит эксперт.
Подготовьтесь к возможной релокации
Обычно компании составляют план в зависимости от возможных этапов развития событий и делят их на несколько зон. Например, «зеленая», «желтая» и «красная».
«Зеленая зона – это то, что происходит сейчас. То есть, информационная война», – объясняет Анна.
На этом этапе IT-компании могут прорабатывать на будущее такие пункты:

разделение сотрудников на группы риска в зависимости от места проживания;
контроль вакцинации и паспортов для оперативного выезда за границу;
готовность сотрудников в безопасных регионах принять своих коллег;
контроль наличия авто;
сбор дополнительных контактов (родственников, потенциальные адреса переезда).

При обострении агрессии некоторые рассматривают такой вариант как релокейт за границу. Однако Головченко считает, что на практике это не будет возможно в больших масштабах.
«В большинстве компаний просто бизнесово не будет возможности сделать релокации для всех. Я слышала только о точечном увеличении финансирования программ релокейта. Точечные программы были и раньше. Как правило, речь шла об офисах компании в других странах», – говорит Головченко.
Эксперт также уточняет, что не все компании готовы делать релокейт за свой счет. Чаще речь идет о предоставлении консультаций: финансовых, юридических и так далее. В рамках компании могут объяснить, как оформить счет за границей, помочь с оформлением документов или предоставить для временного проживания корпоративную квартиру за границей.
«Я не вижу людей, которые бегут из страны сейчас просто потому, что уровень тревоги высок. Спрос на релокейт в IT был и остается с нами. Просто, возможно, кто-то начал действовать активнее – это была давняя мечта, и последняя капля наступила прямо сейчас», – объясняет эксперт.
Подписывайтесь на LIGA.Tech в Facebook: главные новости о технологиях
Расскажите об опциях для тех, кто пойдет в армию
По мнению Анны Головченко, в большинстве компаний сейчас не проработана программа поддержки сотрудников, которые могут все-таки уйти на фронт. Обычно на это обращают внимание те, кому эта тема более важна с лидерских позиций – например, менеджер компании сам служил. Это могут быть не только сохранение рабочего места, но и выплата финансовой помощи.
«Наверное, сейчас армия более укомплектована, но в 2014 году многие собирали деньги на разную экипировку для своих коллег. Это делали как централизованно, так и сами сотрудники. Хорошо, если сейчас каждая компания ответит: «Что мы готовы сделать для наших людей, в том числе финансово», – говорит эксперт.
Ее приятно поразило, что некоторые компании готовы финансово поддерживать не только ушедших в армию сотрудников, но и их ближайших членов семьи. Например, жену с маленьким ребенком, оставшимся без возможности выйти на работу и обеспечить себя.
Успокойте клиентов
«В большинстве своем никто из тех, с кем мы общались, не жаловался на то, что клиенты остановили работу или требовали релокации своей команды, например, в другую страну. Напротив, всех на сегодня удалось успокоить», – говорит Анна. Такая ситуация была только в 2014 году – тогда проекты действительно замораживались и срывались.
Однако это не значит, что компаниям не нужно тратить усилия на коммуникацию с клиентами.
«Кому-то достаточно написать письмо клиентам, кому нужно, чтобы СЕО позвонил всем лично, возможно, даже делал это регулярно из недели в неделю – держал руку на пульсе», – объясняет Анна.
Позаботьтесь об оборудовании и инфраструктуре
Чтобы обеспечить непрерывность своего бизнеса, некоторые компании также прописывают в плане следующие пункты:
— альтернативный интернет;
— альтернативные источники энергии;
— спутниковые телефоны;
— специальные запасы провизии в офисе.
Продумайте финансовую безопасность
«Если мы говорим о финансовой безопасности – это то, например, каким образом мы как компания сохраним свои обязанности к нашим контракторам, если счета будут заморожены или будет какой-то определенный лимит на выведение», – объясняет Анна.
Некоторые компании рассматривают PayPal как альтернативу классическим банковским операциям и выведение части денег за границу.

Продолжайте делать текущую работу хорошо
Напоследок Анна Головченко советует побеспокоиться о вещах, которые давно откладывали, и продолжать делать свою работу хорошо:
«Этот опыт поможет вашей организации стать более сильной, выносливой и сплоченной. Так что советую всем лидерам использовать этот момент. Наша зона влияния – писать программное обеспечение, растить компании, платить налоги, поддерживать армию. И в этом мы сильны».