Насколько дороже электронный документооборот? . Капитал

Перед тем как разобраться с ценообразованием и оценить, что дороже — использовать электронный документооборот в вашей компании или же лучше остаться на старом-добром аналоговом — разберемся, что же такое электронный документооборот. 
ЭДО — сокращение для электронного документооборота, это процесс обмена документацией, включая подписанные копии документов для текущей работы — договоров, актов, счетов, так и отчетностью — с контролирующими органами. Подписанный в электронном виде договор имеет ту же юридическую силу, что и бумажный подписанный договор. 
Однако, важно учитывать, что ЭД подписываются электронной печатью — уникальным куском кода, который четко указывает на подписанта — юрлицо, должность, ФИО. 
Стоимость перехода на электронный документооборот
В этой статье мы лишь приблизительно посчитаем стоимость перехода на ЭДО в маленьких компаниях. Цены на все постоянно меняются и зимой 2023 ценники, указанные в статье могут быть уже неактуальны. 
Но вот что вам понадобится для старта:

Оформление КЭП — квалифицированной электронной подписи. Ее стоимость невысокая и составляет в среднем 170 грн
КЭП необходимо хранить на токене — защищенном носителе, без него использовать КЭП не получится. Стоимость такого носителя колеблется и зависит от сложности ключа, но в среднем составляет 900 грн
С логином разобрались, теперь к программе ЭДО. За пример берем самую популярную программу — Медок. Чтобы узнать стоимость оформления подписки на Медок — посмотрите информацию на странице ukrzvit.ua/ru/me-doc/. На сегодня это 1 620 грн в год. 

И это все базово необходимое. Итого за 2 690 грн вы получаете все необходимое для отправки и получения документов. 
Что же у нас получится по бумажному документообороту? Тут как минимум:

устройства печати — принтеры, сканеры
краска и бумага — расходные материалы
Отправка и получение документов — конверты, марки,
специальный почтовый ящик для корреспонденции
архив, где хранится вся документация

Итого на выходе получится, что чем больше договоров в год вы делаете, тем выше будет стоимость ведения оффлайн документооборота и тем больший груз вы собираете в своем архиве. 
Дополнительные возможности ЭДО
Электронный документооборот Медок это не только о дешевизне, но и об удобстве. Вы можете заказывать сверки по необходимым периодам с налоговой онлайн, без заполнения больших формуляров и ожидания ответа неделями — в течении трех дней после запроса, в систему поступят документы, которые автоматически распределяются в нужную папку. 
Кроме того, если стандартных функций вам будет недостаточно — можно использовать модули Медок, расшриряющие его базовый функционал:

Модуль учета НДС
Модуль ведения зарплатных ведомостей с автоматической подачей отчетности
Модуль учета акцизов и акцизной деятельности
Модуль Корпорация, который помогает свести все данные по компании в удобную табличную выгрузку

Благодаря модулям и базовому комплекту — пользоваться ЭДО получается быстрее, удобнее и главное безопаснее. Даже для маленьких предприятий.
 


Source link