Drei Beispiele, wie agile Arbeit den Workflow verbessert › absatzwirtschaft

Im Corona-Jahr 2020 ist Agilität vom Buzzword zur Notwendigkeit geworden und hat dem Wandel zu flexiblen Strukturen einen Boost verpasst. Aus Sicht von Isabelle Schnellbügel, Chief Strategy Officer bei Ogilvy Deutschland, haben sich dabei drei Ansätze als besonders zukunftsfähig erwiesen.

Von Isabelle Schnellbügel
Es
gibt viele agile Frameworks, die Agenturen für ihre kreative Arbeit nutzen
können – darunter Design Thinking, Human Centered Design, Design Sprints und
Lean UX oder Scrum. Doch die Methoden sind bei weitem nicht universell
einsetzbar, denn jede Herausforderung braucht eine individuelle
Herangehensweise.

Die
Wahl der richtigen Frameworks hängt vor allem von der Komplexität, Planbarkeit
und Stabilität einer Anforderung ab:

Komplizierte Sachverhalte können beispielsweise über
Kanban gelöst werden.Bei komplexen Szenarien bietet sich Scrum an.Und chaotische Situationen, bei denen sowohl die
Anforderungen als auch die Technologien unbekannt sind, erfordern Design-Thinking-Ansätze.

Agile
Ansätze sind jedoch keine Zauberformel. Denn auch klassische Wasserfall-Methoden
haben nach wie vor eine Berechtigung!

Digitale Tools als Basis für effektive
Zusammenarbeit

Das vergangene Jahr hat gezeigt, dass digitale Tools die Basis für eine konstruktive und effektive Zusammenarbeit sind. Auch nach der Pandemie bleibt der Arbeitsalltag weiterhin von Remote Working definiert – New Work 2.0 sozusagen.

Dabei helfen digitale Workshops, auch im Homeoffice-Alltag, um kreativer zu arbeiten – für viele unserer Kund:innen eine neue Erfahrung. Agile Ansätze sind durchweg skalierbar. So kann sogar das gesamte Agenturmodell agil gestaltet werden. Ein Muss ist jedoch ein fixes Kernteam für den Kunden, um für die nötige Stabilität im schnelllebigen Tagesgeschäft zu sorgen – und gleichzeitig flexibel reagieren zu können.

Dazu
passend folgen drei Beispiele, wie agiles Kundenmanagement den Workflow
verbessert.

Beispiel 1: Mehr Transparenz durch toolbasierte
Kollaboration

Sicher
ist: Agiles Arbeiten ist heute ohne Projektmanagement-Tools wie Teams,
Confluence oder Jira nicht mehr denkbar. Eine von Agentur und Unternehmen gemeinsam
genutzte digitale Toolbox bietet zahlreiche Vorteile. Damit lassen sich Informationen
über sämtliche Stakeholder und Projektbeteiligten schneller austauschen, Fehler
werden früher erkannt und behoben und so das gesamte Qualitätsmanagement
verbessert. Insgesamt erhöhen solche Tools die Flexibilität und Transparenz.
Sie können zudem den Time-to-Market-Prozess, also die Dauer von der
Produktentwicklung bis zur Platzierung des Produkts am Markt, deutlich
optimieren. Das funktioniert auch dann, wenn es sich nicht um ein physisches
Produkt, sondern beispielsweise eine Kampagne handelt.

Bei mehr Tempo wird
eigenverantwortliches Arbeiten noch wichtiger: Nur wenn Verantwortliche, Ziele
und Guidelines klar definiert sind, ist eine schnelle Reaktion möglich –zum
Beispiel bei unerwarteten Änderungen des Briefings. Dabei dürfen die
grundlegenden Prozesse wie regelmäßige Reviews oder Quality-Checks nicht
vergessen werden, und natürlich
sollten auch Erfolge gemeinsam gefeiert werden.

Beispiel 2: Mehr Kreativität mit digitalen Workshop-Formaten

Im Homeoffice und doch gemeinsam kreativ arbeiten? Diese
Frage stellen sich Unternehmen und Agenturen gleichermaßen. Und nach der
Erfahrung der vergangenen Monate lässt sich selbstbewusst sagen: Es geht
tatsächlich! Ergebnisorientiert und mit genauso viel Spaß wie bei herkömmlichen
Workshops.

Tools wie Miro kommen persönlichen Workshops mit Whiteboard und
Kreativtechniken sehr nah und lassen sich problemlos mit Methoden wie Design
Thinking kombinieren. Dennoch gilt es, online ein paar Regeln zu beachten: Damit
das Team vor dem Bildschirm am Ball bleibt, sollten die Sessions nicht länger
als drei Stunden dauern und der Teilnehmendenkreis nicht zu groß sein. Bei zwei
Moderator:innen haben sich etwa maximal vier Gruppen à vier Personen bewährt,
die in Breakouts in Kleingruppen zusammenarbeiten können.

Virtuell ist es noch wichtiger, die Teilnehmenden Schritt
für Schritt auf die Reise mitzunehmen. Deshalb sollte der einleitende Part zu
Hintergrundinformationen nicht länger als eine halbe Stunde dauern. Interaktion
ist entscheidend – mit kurzen weiteren (Präsentations-)Pausen und einem Wrap-up.
Je abwechslungsreicher und kurzweiliger, umso besser. Bei viel Interaktion mit
enger Taktung ist genaue Planung noch wichtiger als beim persönlichen Workshop.

Beispiel 3: Mehr Effektivität durch agile Agenturmodelle

Eine Möglichkeit des agilen Arbeitens sind “Customized Teams”, also geballte Kompetenz in Form einer individuell zusammengestellten Expert:innengruppe, maßgeschneidert auf die Anforderungen des Kunden. Das Ziel ist es, Kreativität zu boosten, ganzheitlich an Entwicklungen heranzugehen und ultimativ Kosten zu sparen.

Ein
Beispiel für die Umsetzung dieser Strategie ist das All-Star-Team von Ogilvy
für Milka/Mondelēz. Es vereint die besten Spezialist:innen unterschiedlicher WPP-Partneragenturen in einem
Kernteam – und zwar aus allen Bereichen inklusive Media, Kreation und
Plattformen. Gemeinsam entwickelt das Team internationale Toolkits, Kampagnen,
Leuchtturmprojekte und Always-on-Kommunikation – und hebt so das kreative Profil der Marke auf ein
neues Level.

Fazit

Die einzig wahre agile Methode existiert nicht. Vielmehr lohnt
es sich, mit Modellen zu arbeiten, die von klein bis groß skalierbar sind. Sie sind
kein Ersatz für klassische Ansätze, vielmehr eine flexible Ergänzung, die sich
an Kundenbedürfnisse und Projektanforderungen anpassen lässt.

Digitale Tools steigern Effizienz und Kreativität. Doch auch Agilität ist kein Allheilmittel, sondern geht nur auf, wenn sich die Mitarbeitenden darauf einlassen und nach wie vor der Mensch und nicht das Tool im Mittelpunkt steht. Insbesondere in Zeiten von Remote Working bleiben so die persönliche Ebene und der Teamspirit erhalten.

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